Secrétariat et assistance
Secrétariat
Description
Réalise le traitement administratif de dossiers (frappe de courrier, mise en forme de document, ...) et transmet les informations (e-mail, notes, fax, ...) pour le compte d'un ou plusieurs services ou d'un responsable selon l'organisation de l'entreprise.
Peut prendre en charge le suivi complet de dossiers (contrats de maintenance des équipements, de la structure, ...).
Peut coordonner une équipe.
Métiers correspondants
- Assistant administratif / Assistante administrative
- Secrétaire
- Secrétaire administratif / administrative
- Secrétaire administratif / administrative de collectivité territoriale
- Secrétaire bilingue
- Secrétaire bureautique
- Secrétaire d'administration ou d'intendance universitaire
- Secrétaire d'administration scolaire et universitaire -SASU-
- Secrétaire généraliste
- Secrétaire juridique
- Secrétaire polyvalent / polyvalente
- Secrétaire trilingue
- Télésecrétaire
Accès à l'emploi / métier
Cet emploi/métier est accessible avec un diplôme de niveau Bac (Bac professionnel, technologique, ...) à Bac+2 (BTS, ...) en secrétariat, bureautique.
Il est également accessible avec un BEP dans le secteur tertiaire complété par une expérience professionnelle dans le secteur.
La pratique d'une ou plusieurs langues étrangères peut être requise.
La maîtrise de l'outil bureautique (traitement de texte, tableur, ...) et des outils de communication (Internet, messagerie, ...) est exigée.
Conditions d'exercice de l'activité
L'activité de cet emploi/métier s'exerce au sein d'entreprises privées, d'établissements publics, parapublics, parfois au domicile de l'intervenant, en relation avec différents interlocuteurs ou services (responsable, clients, ressources humaines, comptabilité, ...).
Elle varie selon la taille, le mode d'organisation et le domaine d'activité (juridique, ...) de la structure.
Environnements de travail
Structures
- Association
- Cabinet juridique
- Collectivité territoriale
- Entreprise
- Entreprise publique/établissement public
- Etablissement scolaire
- Société de services
Secteurs
- Agriculture
- Assurance
- Bâtiment et Travaux Publics -BTP-
- Education / Enseignement
- Finance
- Immobilier
- Industrie
- Recherche et développement
- Santé et action sociale
- Sport et loisirs
- Transport/logistique
Conditions
- Au domicile de l'intervenant
- Au domicile de particulier
Compétences professionnelles
Savoir-faire
- Accueillir une clientèle
- Planifier des rendez-vous
- Orienter les personnes selon leur demande
- Réaliser la gestion administrative du courrier
- Saisir des documents numériques
- Classer les documents, informations et fonds documentaires d'une activité
- Organiser des déplacements professionnels
- Définir des besoins en approvisionnement
- Suivre l'état des stocks
- Préparer les commandes
Savoir
- Sténographie
- Techniques de prise de notes
- Outils bureautiques
- Règles d'affranchissement du courrier
- Modalités d'accueil
- Utilisation d'outils collaboratifs (planning partagé, web conférence, réseau social d'entreprise, ...)
Compétences professionnelles spécifiques
Savoir-faire
- Mettre à jour une documentation technique
Savoir-faire
- Suivre les conditions d'exécution d'un contrat
- Vérifier les conditions d'exécution d'un contrat
Savoir-faire
- Archiver des dossiers et documents de référence
- Indexer des dossiers et documents de référence
Savoir-faire
- Suivre l'évolution d'un dossier professionnel
- Construire un dossier professionnel
Savoir-faire
- Saisir des documents juridiques
Savoir
- Terminologie juridique
- Droit commercial
- Normes rédactionnelles
- Techniques de saisie avec dictaphone
Savoir-faire
- Réaliser un suivi administratif du personnel
- Organiser la logistique des recrutements et des formations
Savoir
- Droit du travail
Savoir-faire
- Réaliser une gestion administrative
- Réaliser une gestion comptable
Savoir
- Logiciels comptables
- Comptabilité générale
Savoir-faire
- Coordonner l'activité d'une équipe
Savoir-faire
- Réaliser un suivi d'activité