Secrétariat et assistance
Assistanat de direction
Description
Assiste un ou plusieurs responsable(s) (cadre dirigeant, directeur,...) afin d'optimiser la gestion de leur activité (gestion de planning, organisation de déplacements, communication, préparation de réunions, accueil, ...). Organise et coordonne les informations internes et externes, parfois confidentielles, liées au fonctionnement de la structure.
Peut prendre en charge le suivi complet de dossiers (contrats de maintenance des équipements, suivi de relance clients, gestion administrative du personnel ...) ou d'évènements spécifiques (organisation de séminaires, salons, ...).
Peut coordonner une équipe.
Métiers correspondants
- Assistant / Assistante de direction
- Assistant / Assistante de direction bilingue
- Assistant / Assistante de direction trilingue
- Assistant / Assistante de manager
- Attaché / Attachée de direction
- Office manager
- Secrétaire de direction
- Secrétaire de direction bilingue
- Secrétaire de direction trilingue
Accès à l'emploi / métier
Cet emploi/métier est accessible avec un diplôme de niveau Bac+2 (BTS, DUT, ...) en assistanat de direction, secrétariat trilingue, assistanat de gestion.
Il est également accessible avec un diplôme de niveau Bac (professionnel, technologique, ...) en secrétariat complété par une expérience professionnelle.
Un complément de formation de niveau Licence en droit, gestion comptable ou langues peut permettre d'accéder à des postes à responsabilité.
La pratique d'une ou plusieurs langue(s) étrangère(s) est requise.
Conditions d'exercice de l'activité
L'activité de cet emploi/métier s'exerce au sein d'entreprises privées, d'établissements publics, en relation avec différents interlocuteurs ou services (responsable, clients, service ressources humaines, comptabilité, ...).
Elle varie selon la taille, le mode d'organisation et le domaine d'activité de la structure.
Environnements de travail
Structures
- Association
- Collectivité territoriale
- Entreprise publique/établissement public
Compétences professionnelles
Savoir-faire
- Accueillir une clientèle
- Filtrer des appels téléphoniques
- Organiser le planning d'un responsable, collaborateur
- Rédiger des supports de communication interne (rapport, compte rendu, note...)
- Traiter l'information (collecter, classer et mettre à jour)
- Assurer la transmission des informations en interne et en externe (décisions, notes etc.)
- Réaliser la gestion administrative des contrats
- Organiser des déplacements professionnels
- Préparer et organiser des réunions
- Saisir des documents numériques
- Réaliser la gestion administrative du courrier
Savoir
- Outils bureautiques
- Gestion administrative
- Normes rédactionnelles
- Sténographie
- Méthode de classement et d'archivage
- Modalités d'accueil
- Techniques de prise de notes
- Techniques de numérisation
- Utilisation d'outils collaboratifs (planning partagé, web conférence, réseau social d'entreprise, ...)
Compétences professionnelles spécifiques
Savoir-faire
- Suivre l'évolution d'un dossier professionnel
- Construire un dossier professionnel
Savoir-faire
- Concevoir un tableau de bord
- Réaliser un suivi d'activité
Savoir-faire
- Actualiser la documentation professionnelle et réglementaire
- Archiver des documents de référence
- Classer les documents, informations et fonds documentaires d'une activité
Savoir
- Veille informationnelle
- Veille réglementaire
Savoir-faire
- Organiser des actions de communication
Savoir
- Organisation d'évènements
Savoir-faire
- Réaliser un suivi administratif du personnel
- Organiser la logistique des recrutements et des formations
Savoir
- Droit du travail
- Législation sociale
- Gestion administrative du personnel
Savoir-faire
- Réaliser les commandes de matériel, de fournitures, de consommables et vérifier la conformité des livraisons
Savoir-faire
- Suivre les conditions d'exécution d'un contrat
Savoir-faire
- Coordonner l'activité d'une équipe